Organisateurs

Conditions générales de vente

Version du 25 octobre 2026

Ces conditions s'appliquent à l'achat de RunVoice pour un événement par un organisateur : association, collectivité, entreprise ou tout autre professionnel. Elles prévalent sur tout autre document, sauf accord écrit contraire.

1. Parties et définitions

• HEXACOM : SARL au capital de 8 100 €, 18 rue Francis de Pressensé, 93210 La Plaine Saint-Denis, RCS Bobigny 431 953 918, TVA FR63431953918, éditrice de RunVoice.
• Organisateur : la personne morale ou le professionnel qui commande le service pour un événement.
• Édition : un événement nommé, daté et localisé. Plusieurs distances d'un même événement forment une seule édition ; des dates distinctes forment des éditions distinctes.
• Inscrits : l'ensemble des participants inscrits à l'édition, toutes distances cumulées. Un participant inscrit à plusieurs distances compte une fois.

2. Service fourni

Pour l'édition commandée, HEXACOM met à disposition : une page web de l'événement et des écrans de l'application à ses couleurs, l'utilisation du service par tous les inscrits, le suivi en direct et les encouragements vocaux, un sponsor principal et jusqu'à quatre partenaires, les messages vocaux de l'organisateur, un lien d'invitation et un QR code, des textes et visuels de communication, des statistiques agrégées, la facture et une assistance par email (réponse sous 48 heures ouvrées).

Ne sont pas inclus : une application distincte dans les boutiques, un domaine personnalisé, l'import de fichiers de participants, l'intégration à une billetterie, une présence ou permanence le jour de l'événement. Ces prestations peuvent faire l'objet d'un devis séparé.

3. Commande

L'organisateur crée son compte et configure son événement gratuitement. Il déclare le nombre d'inscrits attendus ; le prix correspondant est affiché hors taxes et toutes taxes comprises avant paiement. La commande est ferme au paiement. L'édition est publiée dès la confirmation du paiement.

4. Prix

La TVA au taux en vigueur s'ajoute aux prix hors taxes. Le prix ne dépend pas du nombre de coureurs qui utilisent effectivement l'application. Il n'y a ni abonnement ni renouvellement automatique : chaque édition fait l'objet d'une commande.

5. Paiement

Le paiement s'effectue par carte bancaire au moyen du prestataire sécurisé Stripe ; HEXACOM n'a jamais accès aux numéros de carte. La facture est disponible dans l'espace organisateur. La carte utilisée lors de la première commande est enregistrée par Stripe pour le passage automatique à la tranche supérieure (article 6) ; l'organisateur peut désactiver ce passage ou le plafonner à tout moment depuis son espace. Les factures complémentaires réglées autrement (régularisation) sont payables à 30 jours. Tout retard entraîne de plein droit des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

6. Nombre d'inscrits, changement de tranche et régularisation

• L'organisateur déclare de bonne foi le nombre d'inscrits attendus.
• Le nombre de coureurs pouvant rejoindre l'édition dans l'application est plafonné au maximum de la tranche payée (1 000, 2 500, 5 000 ou 10 000). L'organisateur est alerté par email lorsque 70 %, 90 % et 100 % de ce plafond sont atteints.
• Lorsque le plafond est atteint, l'édition passe automatiquement à la tranche supérieure : la différence de prix est prélevée sur la carte enregistrée et la facture est envoyée par email. L'organisateur peut désactiver ce passage automatique ou fixer une tranche maximale ; les coureurs au-delà du plafond sont alors placés en liste d'attente. Il peut aussi passer à la tranche supérieure à tout moment en payant la différence. Si le prélèvement est refusé, l'organisateur en est averti et les coureurs suivants sont placés en liste d'attente jusqu'au règlement.
• Après l'événement, HEXACOM peut comparer le nombre déclaré au nombre d'inscrits ou de classés publié par l'organisateur ou son chronométreur. Si ce nombre relève d'une tranche supérieure, une facture de régularisation égale à la différence de prix est émise. Aucun fichier nominatif de participants n'est demandé.
• Le nombre retenu est celui à la clôture des inscriptions ; les inscriptions annulées ne sont pas comptées.

7. Report et annulation

En cas de changement de date, l'édition et son paiement sont conservés. En cas d'annulation de l'événement avant sa date, le montant payé est converti en crédit utilisable pour une autre édition dans les 12 mois. Sauf manquement d'HEXACOM, aucun remboursement n'est dû une fois l'édition publiée. [conditions de remboursement à valider juridiquement]

8. Engagements de l'organisateur

• Détenir les droits sur les logos, images, marques et contenus qu'il importe, et sur ceux de ses partenaires ; il garantit HEXACOM contre toute réclamation à ce titre.
• Utiliser les messages vocaux de l'organisation pour l'information et l'animation de l'événement, sans publicité, message sponsorisé ou contenu sans rapport avec la course.
• Ne pas présenter RunVoice comme un chronométrage officiel ni comme un dispositif de sécurité ; maintenir ses propres dispositifs de sécurité et d'alerte.
• Informer ses participants de l'usage de RunVoice dans les conditions prévues par la politique de confidentialité.

9. Engagements d'HEXACOM

HEXACOM fournit le service avec soin, selon une obligation de moyens, et met en œuvre une supervision adaptée pendant les événements. Le suivi dépend du réseau mobile et des téléphones des participants, que HEXACOM ne maîtrise pas. HEXACOM informe l'organisateur sans délai de tout incident majeur affectant son édition.

10. Données personnelles

HEXACOM est responsable des traitements nécessaires au fonctionnement de RunVoice. L'organisateur n'accède qu'aux informations utiles au service (prénom ou pseudonyme, distance, statut des coureurs) et à des statistiques agrégées ; il n'a accès ni aux messages vocaux ni aux positions individuelles. Les partenaires ne reçoivent aucune donnée personnelle. Le détail figure dans la politique de confidentialité. [répartition des rôles RGPD à valider juridiquement]

11. Invitation des coureurs par email

• L'organisateur peut importer dans son espace les adresses email de ses inscrits afin qu'HEXACOM leur adresse, en son nom, une invitation à utiliser RunVoice pour son édition, puis un rappel la veille de l'événement aux personnes n'ayant pas encore rejoint l'édition.
• Pour ce traitement, l'organisateur agit en qualité de responsable du traitement et HEXACOM en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. L'organisateur garantit que les personnes concernées sont inscrites à son événement, qu'il peut leur adresser ce message en lien avec leur inscription et qu'il les a informées de cette possibilité.
• HEXACOM n'utilise ces adresses que pour l'invitation et le rappel, ne les communique à aucun tiers en dehors de ses sous-traitants techniques d'envoi, et les supprime 7 jours après la fin de l'événement. Chaque message comporte un lien de désinscription ; une personne désinscrite ne reçoit plus aucune invitation, quel que soit l'organisateur.
• HEXACOM met en œuvre des mesures de sécurité adaptées (chiffrement des échanges, accès restreint, journalisation), informe l'organisateur sans délai de toute violation de données concernant ces adresses et l'assiste pour répondre aux demandes des personnes. [clauses de sous-traitance à valider juridiquement]

12. Propriété intellectuelle

RunVoice, son interface et son code restent la propriété exclusive d'HEXACOM. L'organisateur dispose d'un droit d'utilisation du service pour son édition. Il autorise HEXACOM à afficher ses logos et contenus dans le service pour l'édition commandée et, sauf refus écrit, à citer son événement comme référence commerciale.

13. Responsabilité

La responsabilité d'HEXACOM, toutes causes confondues, est limitée au montant payé pour l'édition concernée. HEXACOM ne répond pas des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, de sponsoring ou d'image.

14. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment une panne générale des réseaux mobiles ou des boutiques d'applications.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la cour d'appel de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.